Polityka prywatności EUROWIZA

Data wejścia w życie: 23 września 2026 r.

1. Spółka, usługi i kontakt

Administratorem danych w ramach własnej obsługi zapytań, rekrutacji, usług i witryny jest EUROWIZA Sp. z o.o., ul. Stanisława Leszczyńskiego 4/25, 50-078 Wrocław, Polska, KRS 0000749448, NIP 8971859545. Kontakt w sprawach danych: info@eurowiza.com oraz adres pocztowy spółki.

EUROWIZA prowadzi trzy obszary działalności: rekrutację i pomoc w znalezieniu pracy, obsługę spraw wizowych oraz legalizację pobytu i pracy. Współpracujemy z kandydatami, zdalnymi rekruterami, agencjami partnerskimi i pracodawcami. Pracodawca i warunki zatrudnienia zależą od wybranej oferty; samo zgłoszenie do EUROWIZA nie oznacza zawarcia umowy o pracę z EUROWIZA. Role stron w przetwarzaniu na zlecenie partnera określa umowa dotycząca danego procesu.

EUROWIZA stosuje oba modele: samodzielnie zawiera umowy z osobami wykonującymi pracę oraz kieruje kandydatów do zatrudnienia przez agencje partnerskie lub pracodawców. Przy bezpośrednim angażowaniu osób stosowane są umowa o pracę i umowa zlecenia. Strona i rodzaj umowy są ustalane dla konkretnej oferty przed podpisaniem. Zawierając własne umowy, EUROWIZA przetwarza również dane jako pracodawca lub zleceniodawca.

2. Dane i ich źródła

Kandydaci zgłaszają się bezpośrednio albo przez zdalnego rekrutera, stronę, telefon, pocztę firmową, komunikatory lub portal pracy. Zależnie od zapytania przetwarzamy imię i nazwisko, dane kontaktowe, CV, doświadczenie i kwalifikacje, język kontaktu, miasto, oczekiwania zawodowe, dostępność, potrzeby mieszkaniowe, obywatelstwo i dokumenty niezbędne do legalnego zatrudnienia. Zakres zależy od konkretnej oferty i usługi.

Formularz pracodawcy wymaga nazwy firmy, danych osoby kontaktowej, telefonu i zaznaczenia zgody; opis zapotrzebowania jest opcjonalny. Zgłoszenie trafia na służbową pocztę wraz z adresem strony wysyłki. Brak wymaganych pól uniemożliwia wysłanie formularza.

Panel rekrutera zapisuje dane kandydata, telefon, opcjonalny email i notatkę, ofertę, dane rekrutera, potwierdzenie przekazania danych, wersje robocze, etapy, korespondencję, zadania i warunki wynagrodzenia. Uprawnieni użytkownicy mogą przesyłać zdjęcia dokumentów dotyczących zgłoszenia. Rozliczenia z rekruterami uwzględniają potwierdzone rozpoczęcie pracy, przepracowany okres i warunki współpracy.

Obsługa wizy, pobytu i prawa do pracy może wymagać danych identyfikacyjnych i paszportowych, obywatelstwa, informacji o wizach lub zezwoleniach, zatrudnieniu i konkretnej sprawie oraz związanych dokumentów i korespondencji. Zakres wynika z procedury i jej wymagań. Nie należy wysyłać danych o zdrowiu, karalności ani zbędnych kopii bez odrębnego uzasadnionego żądania i odpowiedniej podstawy prawnej.

Po uzgodnieniu oferty i gotowości kandydata do skierowania niezbędne dane trafiają do konkretnego partnera lub pracodawcy. Odpowiedź, data rozpoczęcia i dalsze etapy są rejestrowane w procesie. Źródłem danych kandydata poleconego przez rekrutera jest ten rekruter. Informację o źródle i przetwarzaniu przez EUROWIZA należy przekazać przy pierwszym kontakcie, a bez kontaktu — w obowiązującym terminie, zasadniczo nie później niż w ciągu miesiąca; przy wcześniejszym ujawnieniu innemu odbiorcy — najpóźniej przy pierwszym ujawnieniu. Jest to wymóg procesu, nie potwierdzenie wykonania wszystkich wcześniejszych powiadomień.

Przy zawarciu i wykonywaniu własnej umowy EUROWIZA przetwarza niezbędne dane identyfikacyjne, umowne, płatnicze i rozliczeniowe, informacje o czasie pracy, podatkach i ubezpieczeniach społecznych. Dokumentacja kadrowa i wymagane prawem orzeczenia lekarskie są przetwarzane tylko w odpowiednim zakresie; nie uzasadnia to żądania pełnej historii medycznej.

3. Cele i podstawy prawne

Dane służą odpowiedzi na zapytanie, ustaleniu oczekiwań, doborowi i uzgodnieniu oferty, skierowaniu do konkretnego partnera lub pracodawcy, organizacji rozpoczęcia pracy, obsłudze wizowej i legalizacji, działaniu panelu, kontaktom biznesowym i rozliczeniom.

Jeżeli zamawiasz usługę EUROWIZA, a dane są niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy z Tobą lub jej wykonania, zastosowanie ma art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Korespondencja z przedstawicielami organizacji, koordynacja współpracy, bezpieczeństwo i ochrona uzasadnionych roszczeń mogą opierać się na art. 6 ust. 1 lit. f; interesem jest obsługa zapytań biznesowych, organizacja współpracy oraz ochrona systemów i praw. Wymaga to oceny niezbędności i równowagi interesów; nie jest automatyczną podstawą dla wszystkich danych kandydata.

Obowiązkowa sprawozdawczość i ewidencja opierają się na art. 6 ust. 1 lit. c, jeżeli istnieje konkretny obowiązek. Przetwarzanie wymagające zgody, w tym opcjonalna analityka i baza do przyszłych rekrutacji za odrębną zgodą, opiera się na art. 6 ust. 1 lit. a. Podstawy i rola EUROWIZA przy przekazaniu zgodnie z umową partnerską są ustalane odrębnie; dane szczególnych kategorii wymagają także warunku z art. 9, a dane o karalności — spełnienia art. 10.

Podanie danych przez stronę jest dobrowolne, ale bez wymaganych danych kontaktowych i danych niezbędnych dla procedury nie można obsłużyć zapytania lub usługi. Zgoda na analitykę nie obejmuje newslettera, bazy przyszłych rekrutacji ani przekazania wszystkim pracodawcom.

Przy bezpośrednim angażowaniu osób niezbędne dane do zawarcia i wykonania umowy są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, a realizacja obowiązków pracowniczych, podatkowych i ubezpieczeniowych — art. 6 ust. 1 lit. c. Zgoda na bazę przyszłych rekrutacji nie zastępuje tych podstaw ani nie wyznacza obowiązkowej retencji dokumentów kadrowych i rozliczeniowych.

4. Odbiorcy, systemy i przekazywanie danych

inFakt (https://www.infakt.pl/) jest wykorzystywany do obsługi księgowości EUROWIZA. W ramach obsługi księgowej przetwarzane są dane z dokumentów przekazanych do ewidencji i rozliczeń, w zakresie niezbędnym do tego celu.

Dane obsługują upoważnieni pracownicy EUROWIZA; rekruter otrzymuje informacje o zgłoszeniach objętych jego pracą. Niezbędne dane otrzymuje konkretna agencja partnerska lub pracodawca uczestniczący w uzgodnionym skierowaniu. W sprawach wizowych i legalizacyjnych odbiorcami mogą być właściwe organy i uczestnicy procedury w niezbędnym zakresie. Specjaliści księgowi i prawni otrzymują dane potrzebne do swoich zadań.

Kommo służy obsłudze kontaktów, zgłoszeń, korespondencji, etapów i powiązań roboczych. Google Drive służy dokumentom firmowym i dokumentom spraw; CRM może przechowywać linki i statusy. Panel w WordPress oddzielnie przechowuje zgłoszenia, wersje robocze, wpisy i przesłane dokumenty z ograniczeniem dostępu. Korzystanie z Drive nie oznacza automatycznego kopiowania wszystkich plików z CRM lub panelu.

Make obsługuje integracje i automatyzację; potwierdzone testy przetwarzały dane zgłoszenia testowego i korespondencję. Nie oznacza to przetwarzania wszystkich danych kandydatów przez każdy scenariusz. Airtable jest główną bazą ofert, a Trello katalogiem roboczym; publikowanie ankiet i paszportów w publicznym katalogu ofert nie jest przewidziane. Zakres danych osobowych w powiązanych tabelach wewnętrznych wymaga odrębnej weryfikacji.

Do kontaktu służą poczta firmowa, Telegram, WhatsApp, Viber oraz telefonia Zadarma; kanał zależy od zgłoszenia i połączeń. Google Analytics działa w witrynie za zgodą analityczną. Dostawcy hostingu, poczty, przechowywania i obsługi technicznej wspierają te procesy. Linki Facebook i Instagram otwierają zewnętrzne serwisy.

Niektórzy dostawcy usług chmurowych mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. Opublikowane warunki Google i Kommo opisują transfery międzynarodowe i mające zastosowanie mechanizmy ochrony; konkretny mechanizm zależy od usługi, odbiorcy i umowy. Informacje o odbiorcach, państwach przetwarzania i stosowanych zabezpieczeniach oraz dostęp do kopii odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać, kierując zapytanie na info@eurowiza.com. Nie gwarantujemy przechowywania wszystkich danych wyłącznie w EOG.

Toloka Space (https://toloka.space) zapewnia hosting eurowiza.com.

5. Okresy przechowywania

Potwierdzone zasady spółki. Profil do przyszłych rekrutacji jest przechowywany do 12 miesięcy od udzielenia odrębnej zgody kandydata, z możliwością jej wcześniejszego wycofania. Przedłużenie wymaga nowej odrębnej zgody; zwykła korespondencja nie przedłuża okresu automatycznie. Zgoda ta nie uprawnia do zachowania zbędnych skanów dokumentów.

Jeżeli kandydat nie został zatrudniony, a rekrutacja jest zamknięta, zbędne skany są usuwane w ciągu 30 dni od zamknięcia rekrutacji. Zasada nie obejmuje dokumentów rzeczywiście niezbędnych w odrębnej trwającej sprawie, do wykonania obowiązku prawnego lub uzasadnionej ochrony roszczeń. Takie przechowywanie wymaga odrębnego określenia celu, podstawy, okresu i ograniczenia dostępu; nie uzasadnia zachowania całego zestawu dokumentów.

Obowiązkowa dokumentacja własnych umów o pracę i umów zlecenia jest wyodrębniana z bazy rekrutacyjnej. Dla stosunków pracy nawiązanych od 1 stycznia 2019 r. dokumentację pracowniczą przechowuje się co do zasady przez czas zatrudnienia i 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustało. Dla wcześniejszych stosunków pracy i szczególnych przypadków okres ustala się odrębnie zgodnie z prawem. Przy umowie zlecenia okresy dokumentów umownych, rozliczeniowych, podatkowych i ubezpieczeniowych zależą od kategorii; nie ustala się jednego okresu dla całej umowy. Wycofanie zgody na przyszłe rekrutacje nie uchyla obowiązkowego przechowywania na innej podstawie prawnej.

Spółka zatwierdziła również następujące zasady: niedokończony formularz kandydata, którego rekruter nie wysłał, jest usuwany po 30 dniach od ostatniej zmiany. Zapytanie firmy, które nie doprowadziło do zawarcia umowy, jest przechowywane do 12 miesięcy po ostatnim merytorycznym kontakcie, a następnie usuwane lub anonimizowane. Wysłane zgłoszenie nie jest niedokończoną wersją roboczą; po zawarciu umowy stosuje się odpowiednią kategorię retencji dokumentacji umownej.

Zasada dla pozostałych danych roboczych również została zatwierdzona. Bieżąca rekrutacja — do zakończenia skierowania i powiązanych działań, następnie usunięcie lub anonimizacja zbędnych danych roboczych w ciągu 30 dni. Terminy usuwania skanów w sprawach wizowych i legalizacji oraz retencji tych spraw, rozliczeń i dowodów roszczeń wymagają ustalenia według dokumentów i podstaw; zasada dotycząca niezatrudnionego kandydata nie obejmuje ich automatycznie.

Zatwierdzone okresy techniczne: zwykłe logi — 90 dni, kopie zapasowe — docelowo maksymalnie 35 dni od utworzenia, z wdrożeniem po sprawdzeniu możliwości hostingu, dane użytkowników i zdarzeń GA4 — 2 miesiące. Uzasadnione materiały dotyczące incydentu mają odrębny okres. Ustawienie GA4 nie określa retencji wszystkich raportów zagregowanych. Decyzje spółki zostały zatwierdzone; rzeczywiste wykonanie i ustawienia każdego systemu są weryfikowane odrębnie.

Wycofanie zgody i uzasadnione żądania usunięcia są obsługiwane bez zbędnej zwłoki; planowe czyszczenie nie uzasadnia ich odkładania. Zatwierdzenie zasad nie potwierdza technicznego usunięcia: wykonanie w CRM, poczcie, Drive, panelu i kopiach zapasowych wymaga odrębnej kontroli.

Terminy usunięcia z systemów roboczych i ostatecznego usunięcia pozostałych kopii u dostawców mogą się różnić. Docelowy limit 35 dni dotyczy kopii zapasowych strony, a jego realizacja jest nadal weryfikowana; nie oznacza obietnicy usunięcia wszystkich kopii we wszystkich usługach chmurowych w tym terminie. Usunięcie wpisu z interfejsu lub przeniesienie do kosza samo w sobie nie potwierdza ostatecznego usunięcia kopii.

6. Pliki cookie i analityka

Google Analytics ładuje się dopiero po wybraniu „Zezwól na analitykę”. Przed wyborem i po zapisanej odmowie zewnętrzny tag nie ładuje się na nowej stronie. Odmowa nie blokuje witryny ani formularzy. Wybór zapisujemy w localStorage tej przeglądarki jako eurowiza_privacy_v2 do jego zmiany lub usunięcia danych przeglądarki. Zmiana wersji zgody powoduje ponowne zapytanie o wcześniejszy wybór.

Analityka wykorzystuje identyfikatory i informacje o wizytach, interakcjach, przeglądarce i urządzeniu oraz pliki cookie z rodziny _ga. W GA4 ustawiono okres przechowywania danych użytkowników i zdarzeń na 2 miesiące; automatyczne odnawianie okresu danych użytkowników przy nowej aktywności jest wyłączone. Pliki cookie _ga i _ga_<identyfikator> mają standardowy okres ważności do 2 lat, odnawiany przy aktywności; przeglądarka może go ograniczać. Nadpisywanie okresu ważności w ustawieniach tagu Google nie jest włączone. Okres ważności cookie różni się od okresu przechowywania danych GA4. Zgoda reklamowa nie jest udzielana. Zgodę na analitykę można wycofać w ustawieniach plików cookie w stopce: mechanizm wyłącza GA4 i usuwa dostępne dla niego cookie _ga. Dane techniczne sesji panelu i bezpieczeństwa są przetwarzane niezależnie od opcjonalnej analityki.

7. Twoje prawa

W odpowiednich przypadkach przysługują Ci prawa dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz wycofania zgody. Wnioski kieruj na info@eurowiza.com. Możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych — uodo.gov.pl — albo właściwego organu nadzorczego w miejscu zwykłego pobytu, pracy lub domniemanego naruszenia.

Wnioski o sprostowanie, usunięcie i inne działania dotyczące danych osobowych osobiście rozpatruje odpowiedzialny przedstawiciel EUROWIZA. Adres do zgłoszeń: info@eurowiza.com.

Na żądania dotyczące praw odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu jednego miesiąca. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. W razie uzasadnionych wątpliwości co do tożsamości wnioskodawcy możemy poprosić wyłącznie o informacje niezbędne do jej potwierdzenia.

8. Asystent AI i decyzje człowieka

Zgodnie z przyjętymi zasadami AI Recruiter Elena może pomagać doprecyzować zapytanie, porównać je ze zweryfikowanymi ofertami, przygotować odpowiedzi i przekazać sprawę menedżerowi. Człowiek ma pierwszeństwo: można poprosić o kontakt z menedżerem, a jego przejęcie rozmowy zatrzymuje automatyczną komunikację w procesie przewidzianym regulaminem.

Zasady EUROWIZA nie pozwalają asystentowi samodzielnie podejmować ostatecznej decyzji o zatrudnieniu lub odmowie, potwierdzać niesprawdzonych warunków ani prawnej przydatności dokumentów. Ostateczne uzgodnienia należą do upoważnionych osób, w tym partnera lub pracodawcy. Opis dotyczy przyjętego nadzoru, nie potwierdza pełnego uruchomienia automatyzacji we wszystkich kanałach. Rozszerzenie procesów AI wymaga sprawdzenia faktycznego kierowania spraw, dostawców przetwarzania i informacji dla osób.